PERENCANAAN PENERBITAN KONVESIONAL DAN DIGITAL

PERENCANAAN PENERBITAN KONVESIONAL

Sukarna (1992:10) mengutip Harlond Koontz dan O’Donnell merumuskan perencanaan sebagai fungsi manajer di dalam memilih alternatif-alternatif, tujuan-tujuan, kebijakan, prosedur-prosedur dan program. Sukarna (1992:10-12) menyebutkan prinsip-prinsip  perencanaan, yaitu : membantu pencapaian tujuan, efisiensi perencanaan, keutamaan perencanaan, pemerataan perencanaan, patokan perencanaan, kebijakan kerangka kerja, waktu, komunikasi perencanaan, alternative, pembatasan, keterikatan, fleksibilitas, perubahan navigasional, perencanaan strategis.

Berdasarkan prinsip perencanaan tersebut, Sukarna (1992:13) menyimpulkan bahwa perencanaan adalah sebagai berikut :

1.      Fungsi utama manajer.

2.      Diarahkan pada tercapainya tujuan.

3.      Didasarkan pada fakta objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif.

4.      Mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa datanag.

5.      Memikirkan dengan matang anggaran, program, kebijakan, metode, dan standar untuk mencapai tujuan.

A.    PERENCANAAN PENERBITAN

Penerbitan sebagai salah satu program yang akan dijalankan perpustakaan. Program penerbitan bisa terdiri atas kegiatan penerbitan konvensional dan digital dalam bentuk penerbitan berkala dan nonberkala. Dalam menyusun perencanaan penerbitan bisa dengan mengajukan pertanyaan apa, bagaimana,  dan mengapa. Ada juga yang menggunakan 5W + 1H (What, When, Who, Where, dan How) untuk perencanaan. Misalnya, untuk kegiatan penerbitan bisa bertanya tentang apa yang akan diterbitkan, mengapa diterbitkan, kapan penerbitan dilakukan, siapa saja yang akan menangani dan dilibatkan dalam penertbitan, dimana penerbitan akan dilakukan, bagaimana cara menerbitkan.

Perencanaan untuk kegiatan penerbitan atau program penerbitan akan berbeda dengan perencanaan divisi penerbitan. Perencanaan lembaga penerbitan merupakan perencanaan jangka panjang yang terdiri dari sejumlah program, misalnya program penerbitan berkala dan penerbitan noberkala. Lalu direncanakan pada masing-masing program penerbitan kegiatan penerbitan.

Perencanaan Sumber Daya Penerbitan

Menurut Sukarna (1992:26) susunan rencana untuk masing-masing sumber daya dapat dikemukakan melalui visualisasi berikut :

1.      Man           : Perencanaan Sumber Daya Manusia.

2.      Money       : Perencanaan Anggaran.

3.      Materials   : Perencanaan Bahan/ Material.

4.      Machines   : Perencanaan Sarana dan Prasarana.

5.      Methods    : Perencanaan Metode.

6.      Markets     : Perencanaan Pemasaran.

Ada perbedaan perencanaan antara penerbitan sebagai program dengan penerbitan

sebagai kegiatan. Pada perencanaan program akan menyusun rencana penerbitan apa, sumber daya manusia seperti apa yang diperlukan berdasarkan kualifikasi dan kompetisinya dan seterusnya. Sedangkan pada perencanaan kegiatan akan lebih memfokuskan untuk perencanaan sumber daya manusianya adalah siapa dan mengerjakan apa.

Dalam perencanaan program penerbitan, tentu akan berupaya berfikir strategis, artinya berusaha menyusun rencana strategis yang merupakan rencana yang memperhatikan apa yang terjadi dan akan terjadi pada lingkungan eksternal dan internal perpustakaan. Untuk bisa melakukan perencanaan program yang strategis, kita harus memeriksa keadaan lingkungan eksternal sebagai sumber peluang dan ancaman serta memeriksa lingkungan internal sebagai tempat beradanya kekuatan dan kelemahan.

Berdasarkan analisis lingkungan eksternal dan lingkungan internal, maka bisa membuat perencanaan program penerbitan yang komprehensif yang kegiatannya bukan hanya penerbitan bibliografi secara konvensional namun juga secara digital. Penerbitan bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan sesuai dengan peran dan fungsi perpustakaan. Berdasarkan tujuan tersebut, bisa melakukan perencanaan terhadap pengguna sumber-sumber daya yang dimiliki atau yang akan dipergunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia bukan sekedar sekumpulan manusia yang ada dalam organisasi, melainkan manusia yang memiliki kompetensi yang memungkinkan organisasi menghasilkan sesuatu dalam mencapai tujuan. Dalam perencanaan sumber daya manusia akan menginventarisasi dulu kegiatan penerbitan , maka akan memperoleh nama-nama jabatan yang bertanggung jawab untuk menyelesaiakan tahapan pekerjaan tersebut. Nama-nama jabatan tersebut seperti redaksi, editor, desainer, proofreader, setter. Apabila perpustakaan ternyata tidak memiliki tenaga dengan kompetensi seperti yang diperlukan, maka bisa mengambil tenaga dari luar (outsourcing) yang dikontrak untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab jabatan tersebut. Selanjutnya akan dibutuhkan sarana dan prasarana yang akan dipergunakan untuk kegiatan penerbitan, baik berkala maupun nonberkala. Semua sarana dan prasarana kerja tentu sesuai dengan kegiatan penerbitan yang direncanakan. Sedangkan materials atau bahan yang diperlukan untuk penerbitan itu yang terpokok tentulah naskah yang akan diterbitkan. Naskah ini bisa dating dari penulis luar institusi perpustakaan bisa juga dating dari penulis yang ada di perpustakaan tersebut.

Pada penerbitan konvesional, medium yang dipergunakan untuk menyimpan dan menyebarluaskan isi terbitan bersifat tunggal yaitu kertas. Dana merupakan sumber daya lain yang perlu diperhatikan, yang berguna untuk menyusun rencana anggaran penerbitan. Dana juga diperlukan untuk kegiatan pemasaran yakni mendistribusikan hasil terbitan.

B.     PERENCANAAN PENGENDALIAN PENERBITAN

Sukarna (1992:110) menyebutkan, pengendalian memiliki makna membimbing,menertibkan, mengatur dan menguji kebenaran. Pengendalian penerbitan dilakukan dengan mengacu pada prinsip-prinsip pengendalian.  Prinsip pengendalian menurut (Sukarna, 1992:112 115) yang bisa digunakan dalam kegiatan penerbitan, yaitu : tercapainya tujuan., efisiensi pengawasan, refleksi perencanaan, standar, tindakan.

Menurut Husen (2009:4)  ada 3 bentuk kegiatan yang berkaitan dengan pengendalian, yaitu :

1. Supervisi, yaitu melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali pengawasan.

2. Inspeksi, melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjami spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.

3. Tindakan koreksi, melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telahditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Dalam perencanaan pengendalian akan dimasukkan rencana untuk menggali informasi melalui saluran komunikasi informal.

PERENCANAAN PENERBITAN DIGITAL

A.    PERENCANAAN TERBITAN DIGITAL

Perencanaan penerbitan digital  diawali dengan penetapan tujuan penerbitan. Tujuan ini yang menjadi panduan atau acuan dalam merencanakan sumber-sumber daya yang akan berproses untuk menghasilkan terbitan. Terbitan digital jumlah eksemplarnya bisa tidak terbatas karena itu akan menjangkau khalayak yang sangat besar dan tersebar. Perkembangan penerbitan digital selain didorong perkembangan  teknologi  juga didorong perkembangan yang terjadi di tengah masyarakat. Keluhan mahalnya harga buku, dipandang sebagai pendorong berkembangnya penerbitan digital. Tentu saja perkembangan dan kecenderungan seperti ini tidak bisa diabaikan oleh dunia perpustakaan. Konsistensi untuk memegang tujuan yang sudah di tetapkan yang akan membuat penerbitan digital tetap akan memiliki khalayaknya sendiri. Disamping itu, dengan khalayak penerbitan yang berfokus itu pula kita bisa membuka atau menjalin komunikasi dengan kelompok khalayaktersebut untuk menginformasikan terbitan yang dihasilkan perpustakaan.

Derajat perencanaan penerbitan digital akan berbeda manakala membahas pada tingkat perencanaan program penerbitan digital dan perencanaan kegiatan penerbitan. Tahap dan langkah perencanaan seperti dimulai dengan mempelajari kondisi dan situasi lingkungan internal dan eksternal, lalu perumusan tujuan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan tersebut dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki perpustakaan untuk menyelenggarakan penerbitan.

B.     PERENCANAAN SUMBER DAYA PENERBITAN DIGITAL

Sarana dan prasarana untuk penerbitan digital melahirkan banyak cara untuk memublikasika sesuatu. Kasdorf (2010) mengungkapkan bahwa era digital juga membebaskan kita dari sekian banyak halaman yang harus dilihat secara bersamaan. Penerbitan digital memungkinkan penerbitan bisa diakses dimana pun di seluruh penjuru dunia. Perpustakaan elektronik milik berbagai perguruan tinggi di Amerika Serikat dan Eropa misalnya bisa diakses oleh pengguna perpustakaan yang tinggal di Indonesia melalui komputer online, juga bisa mengakses berbagai bibliografi berbagai publikasi ilmiah. Teknologi informasi dan komunikasi bisa menyediakan berbagai kemungkinan untuk penerbitan digital, sperti e-book, majalah, koran elektronik, dan situs jaringan sosial. Tentu saja dengan terbitan digital akan berbeda cara pendistribusiannya dengan penerbitan konvensional yang bergantung pada sarana transportasi. Penerbitan digital, khususnya yang disajikan secara online, dengan mudah bisa didistribusikan dari satu bagian dunia ke bagian dunia lainnya dengan waktu yang cepat, mudah, dan murah.

Di tengah sekian banyak keistimewaan yang harus di pertimbangkan dalam perencanaan penerbitan digital, ada juga beberapa masalah yang penting untuk di perhatikan, karena penerbitan digital menggunakan teknologi yang tengah bertumbuh dan terus berkembang dengan arfah yang makin terintegrasi atau mengalami konvergensi, yang ditandai dengan integrasi atau konvergensi sistem media, sistem telekomunikasi dan sistem komputer.Perpusdia (2009) mengutip Snowhill (2001) mengutip sebuah studi yang dilakukan Tahun 2000 oleh para peneliti di University of California (Snowhill, 2001) yang menyimpulkan bahwa walaupun buku elektronik punya potensi sangat besar untuk membantu dunia pendidikan, namun dunia akademik masih harus menghadapi beberapa isu penting. Isu atau masalah tersebut adalah sebagai berikut :

1.      Kandungan isi buku.

2.      Protokol/standar perangkat lunak dan keras

3.      Hak cipta dan pemakaian (Digital Right Management)

4.      Akses

5.      Penyimpanan atau pengarsipan

6.      Hak Pribadi (Privacy)

7.      Fasilitas tambahan.

8.      Pasar dan harga.

Inti dari pembahasan pada subbagian ini adalah bagaimana perencanaan penerbitan digital itu akan mencangkup berbagai aspek. Aspek pertama, teknologi yang dipergunakan dan kedua, aspek format terbitan. Selain itu, tentu perlu juga memperhatikan aspek teknologi yang dipergunakan oleh pengguna sehingga kita harus memperhatikan prinsip pengguna (user friendly) sehingga bisa merancang terbitan dalam beberapa format seperti format untuk dibaca melalui layar komputer baik desktop maupun laptop serta format yang bisa dibaca melalui layar telepon seluler.

C.    RENCANA PENGENDALIAN PENERBITAN DIGITAL
                    Dalam menyusun rencana pengendalian akan membahas soal supervise, inspeksi dan   tindakan koreksi sebagai bentuk-bentuk pengendalian yang kita lakukan. Hal yang membedakannya hanyalah objek atau sasaran pengendaliannya, yaitu proses penerbitan digital yang menggunakan teknologi dan format terbitan yang berbeda dengan penerbitan konvensional. Dalam supervise yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan fungsi pengendalian akan dilihat apakah tayangan di layar untuk promosi terbitan digital yang akan dilakukan sudah tepat atau belum. Begitu juga dengan kegiatan inspeksi, yang populer dengan sebutan pemeriksaan. Kita melakukan inspeksi untuk melihat kesesuaian terbitan digital dengan tujuan.

Dengan demikian, pengendalian yang dilakukan bisa ditempatkan dalam konteks pengendalian mutu melalui pendekatan manajemen mutu terpadu. Oleh sebab itu kepuasan pengguna perpustakaan menjadi perhatian utama, karena apa yang dilakukan itu untuk memberikan kepuasan customer. Selain kepuasan pengguna dalam pelaksanaan fungsi pengendalian ini tetapi juga pencapaian tujuan program atau kegiatan penerbitan yang dilakukan.